Ynglŷn â'ch Cyfarfod Nesaf

Depositphotos 18597265 s

Rydw i wedi bod yn meddwl llawer am gyfarfodydd yn ddiweddar. Post Seth ymlaen digwyddiadau cwmni blynyddol wedi fy ysbrydoli i ddechrau llunio'r swydd hon. Fel person sydd â busnes o un gweithiwr, mae'n rhaid i mi fod yn hollol ofalus faint o gyfarfodydd rwy'n eu mynychu sy'n cynhyrchu refeniw.

Bob dydd, fe'm gwahoddir i gyfarfod - paned o goffi neu ginio fel rheol. Llawer o'r amser, maen nhw'n berthnasoedd proffesiynol neu hyd yn oed yn arwain felly nid yw'n cynhyrchu refeniw heddiw, ond yfory fe allai arwain at rywbeth. Mae'r cyfarfodydd hyn yn hynod gyffrous ... yn nodweddiadol yn taflu syniadau neu'n strategol ynglŷn â chwmni, eu marchnata, neu dechnoleg ar gynnydd.

Mae hynny'n hollol wahanol i pan roeddwn i'n arfer gweithio mewn cwmnïau mawr a oedd yn cynnal cyfarfodydd yn ddyddiol, serch hynny. Mae cyfarfodydd mewn cwmnïau yn ddrud, yn torri ar draws cynhyrchiant, ac yn aml maent yn wastraff amser llwyr. Dyma'r math o gyfarfodydd sy'n niweidio diwylliant busnes:

  • Cyfarfodydd yn cael eu cynnal i ddod o hyd i gonsensws. Mae'n debygol eich bod wedi cyflogi rhywun sy'n gyfrifol am gyflawni'r swydd. Os ydych chi'n cynnal cyfarfod i benderfynu drostyn nhw ... neu'n waeth ... i gymryd y penderfyniad oddi arnyn nhw, rydych chi'n gwneud camgymeriad. Os nad ydych chi'n ymddiried yn y person i wneud y gwaith, yna eu tanio.
  • Cyfarfodydd i ledaenu consensws. Mae hyn ychydig yn wahanol ... yn nodweddiadol gan y sawl sy'n gwneud y penderfyniad. Nid yw ef neu hi'n hyderus yn eu penderfyniad ac yn ofni'r ôl-effeithiau. Trwy gynnal cyfarfod a chael consensws gan y tîm, maen nhw'n ceisio lledaenu'r bai a lleihau eu hatebolrwydd.
  • Cyfarfodydd i gael cyfarfodydd. Nid oes unrhyw beth gwaeth nag ymyrryd â diwrnod rhywun ar gyfer y cyfarfod dyddiol, wythnosol neu fisol lle nad oes agenda a dim yn digwydd. Mae'r cyfarfodydd hyn yn anhygoel o ddrud i gwmni, yn aml yn costio miloedd o ddoleri.

Dylai fod gan bob cyfarfod nod na ellir ei gyflawni'n annibynnol ... efallai taflu syniadau, cyfleu neges bwysig, neu chwalu prosiect a phenodi tasgau. Dylai pob cwmni wneud rheol - dylai'r gwahoddwr wrthod cyfarfod heb nod ac agenda.

Flynyddoedd lawer yn ôl, euthum trwy ddosbarth arweinyddiaeth lle buont yn ein dysgu sut i gael cyfarfodydd. Efallai bod hynny'n swnio'n ddoniol, ond mae cost cyfarfodydd i sefydliadau mawr yn sylweddol. Trwy optimeiddio pob cyfarfod, gwnaethoch arbed arian, amser, ac adeiladu eich timau yn lle eu brifo.

Roedd gan gyfarfodydd tîm arweinydd, a ysgrifennydd (i gymryd nodiadau), a amser-geidwad (i sicrhau bod y cyfarfod ar amser), ac a porthor (i gadw ar y pwnc). Newidiodd y ceidwad amser a'r porthor bob cyfarfod ac roedd ganddo awdurdod llawn i newid pynciau neu roi diwedd ar sesiwn.

Defnyddiwyd y 10 munud olaf o bob cyfarfod i ddatblygu Cynllun Gweithredu. Roedd 3 colofn i'r Cynllun Gweithredu - Pwy, Beth, a Phryd. Diffiniwyd ym mhob gweithred oedd pwy fyddai'n gwneud y gwaith, beth oedd y pethau mesuradwy, a phryd y byddent yn ei gael. Gwaith yr arweinwyr oedd dal pobl yn atebol ar yr hyn y cytunwyd arno. Trwy sefydlu'r rheolau hyn ar gyfer cyfarfodydd, roeddem yn gallu newid cyfarfodydd rhag bod yn ymyrraeth a dechrau eu gwneud yn gynhyrchiol.

Byddwn yn eich herio i feddwl am bob cyfarfod rydych chi'n ei gael, p'un a yw'n cynhyrchu refeniw, p'un a yw'n gynhyrchiol, a sut rydych chi'n eu rheoli. Rwy'n defnyddio Yn fisol i drefnu fy nghyfarfodydd ac yn aml yn meddwl tybed faint o gyfarfodydd y byddwn i mewn gwirionedd pe bai'n rhaid i chi dalu ffi gyda cherdyn credyd i'w drefnu! Pe bai'n rhaid i chi dalu am eich cyfarfod nesaf allan o'ch cyflog, a fyddech chi'n dal i'w gael?

3 Sylwadau

  1. 1

    Doug, hoffwn drefnu cyfarfod gyda chi i drafod hyn yn fwy. 🙂

    Clywais ddigrifwr unwaith yn dweud y byddai cyfarfodydd yn mynd yn llawer heckuva yn gyflymach yn America gorfforaethol pe bai'r trefnydd newydd ddechrau'r cyfarfod trwy ofyn i bawb godi eu llaw os ydyn nhw'n dal i weithio ar beth bynnag fo'r heck roedden nhw'n gweithio arni ddoe.

  2. 2

    Post anhygoel! Mae'r athroniaeth “mae pob cyfarfod yn ddewisol” mewn gwirionedd yn gyfeirbwynt ROWE, y mae fy nghwmni wedi bod yn ei fwynhau ers dwy flynedd bellach. Mae cymaint ohonom yn rhoi gwerth ar y pethau anghywir, fel “amser wyneb”, neu lenwi cadair ar amser rhagosodedig. Mae cyfarfodydd ac amser wyneb yn wych ac mae iddynt werth yn y cyd-destun cywir ond ni ddylem ganiatáu i'r pethau hyn roi'r rhith o gynhyrchiant i ni pan nad yw'n gwneud synnwyr.

Beth ydych chi'n feddwl?

Mae'r wefan hon yn defnyddio Akismet i leihau sbam. Dysgwch sut mae eich data sylwadau yn cael ei brosesu.